Requisitos de un sistema de gestión documental en las empresas

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Un sistema de gestión documental es uno de los pilares básicos en los que las empresas tienen que estructurar su crecimiento. Sin una óptima organización de la información que se genera diariamente en un negocio, es muy probable que ésta se pierda y acabe por influir negativamente tanto en la toma de decisiones como en la propia gestión diaria con clientes y proveedores. La tecnología ha desarrollado, por suerte para muchas corporaciones, herramientas de gestión documental que permiten realizar esa tarea organizacional de forma automática. Son los conocidos como software de gestión documental, que junto con la Norma ISO 15489-1 se ha convertido en la referencia en la administración de documentos dentro de las empresas de cualquier sector productivo.

Requisitos de la gestión documental según la ISO 15489-1

La ISO 15489 aboga por la gestión de unos documentos que reúnan una serie de requisitos. Son los de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad. Estos aspectos son básicos a la hora de gestionar de forma correcta toda la información empresarial. Un software de gestión documental ayuda a automatizar esos requisitos y reúne otros de los aspectos que, según la ISO, debe de reunir un sistema de gestión de contenidos.

  1. Flexibilidad: es necesario establecer una rutina de organización de documentos entre el personal trabajador de una empresa. Las facilidades que aporta un ERP de gestión documental son muchas, por ello es necesario que el personal sea flexible y se forme para adaptarse a nuevas situaciones. También el sistema debe incluir medidas de seguridad que protejan la información confidencial del acceso a personal no autorizado. Proporcionar acceso inmediato a los usuarios del sistema también es primordial para agilizar el proceso de documentación y toma de decisiones. Un software de gestión documental realiza este tipo de tareas de forma automatizada, mejorando la productividad y eficiencia de los empleados.
  2. Integridad: la integridad en un sistema de gestión documental resulta primordial, especialmente para aquellos basados en criterios digitales. El software de gestión documental incluye elementos que confieren seguridad al sistema protegiendo la información confidencial del mismo; restringe el acceso a personal no autorizado e incluye elementos como la destrucción no autorizada.
  3. Conformidad: la consistencia del sistema de gestión de documentos debe evaluarse de forma periódica, para asegurar la conformidad del mismo con los procedimientos establecidos previamente a la implantación del software de gestión documental. Y es que adecuar los archivos a las normas de protocolo de la compañía es también importante para homogeneizar todos los procesos.
  4. Exhaustividad: el sistema de gestión documental escogido debe abarcar toda la información relativa a la empresa, independientemente del departamento del que provenga o del tema que sea. Este es precisamente unos de los aspectos que un software de gestión documental soluciona, ya que unifica y gestiona todos los documentos en una misma base de datos. De esta manera, toda la organización puede acceder a la misma con total facilidad y sin que haya duplicidad ni solapamiento de funciones.
  5. Sistemático: los datos y documentación deberán crearse y mantenerse de forma sistemática en el software.

La importancia de una buena estructura documental es algo más que organización. Puede suponer la diferencia entre el éxito y el fracaso en la toma de decisiones estratégicas que deciden el futuro de una compañía.

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